ATEX & Management of Change; Handvatten voor Do`s en Don`ts

04/10/16

Management van wijzigingen is een methodiek om gecontroleerd wijzigingen te kunnen doorvoeren, risico’s door wijzigingen te beheersen en de implementatie van een wijziging te beheersen. Heeft u een MoC (Management of Change) procedure? En Management of changegebruikt u deze om achteraf alle veranderingen vast te leggen of vooraf de risico’s van alle veranderingen in te kunnen schatten om de verandering beheerst te kunnen doorvoeren? In de praktijk komt ‘achteraf’ het meeste voor hoewel bedrijven zich vaak realiseren dat dat niet de beste oplossing is. Over hoe tijd, middelen en/of het besef binnen de organisatie om te buigen naar de beheerste methode, gaat dit artikel.

Veranderingen hebben een impact op het risico. Bij grote veranderingen zoals de bouw van een nieuwe spuiterij binnen een bedrijf waarbij een verf wordt gebruikt die zeer brandbaar en misschien zelfs explosief is, ligt dat voor iedereen meteen voor de hand. Maar hoe zit het als er binnen de bestaande afdeling gebruik wordt gemaakt van een andere verf of als we in de toekomst alleen gebruik gaan maken van de onervaren spuiter Jan in plaats van de meer ervaren spuiter Piet? Of als er onverwacht moet worden overgewerkt en de productie nog wel aanwezig is maar de TD al huiswaarts toog? Er zijn weinig bedrijven die dan denken aan Management of Change.

Risicobeheersing

Bij explosieveiligheid (Atex) gaat het misschien nog meer dan bij andere veiligheidsaspecten om het beheersen van de risico’s. Risico’s zijn immers het product van kans en effect. En bij het niet beheersen van het risico in het geval van Atex is het effect groot en ligt het gevaar van explosie om de hoek.
In zo’n geval is het dan ook belangrijk om de impact te bezien vanuit de hele breedte van een organisatie. Van de managementstructuur tot het gedrag op de werkvloer, van het gebruik van grondstoffen tot en met het in gebruik stellen van een nieuwe installatie, van ventilatie tot de aanwezigheid van mogelijke ontstekingsbronnen.
Het management-of-change-traject start bij het idee van een verandering. Maar ook daarna zijn er fases waarbij de risico’s goed beheerst moeten worden. Let op: een verbetering van de veiligheid is ook een verandering die gecontroleerd moet worden!

Vooraf nadenken

In het hele traject zijn grofweg drie belangrijke fases te onderscheiden:

  • Op gecontroleerde wijze doorvoeren van veranderingen door vooraf nadenken.
  • Risico’s veroorzaakt door de wijzigingen beheersen.
  • De hele fase waarin de verandering wordt geïmplementeerd, beheersen.

Het is bij de ontwerpfase al belangrijk om te beseffen dat het doel is om veilig te kunnen werken na de verandering. In deze fase moet dus ook al worden nagedacht over de gebruiksfase, de implementatiefase en de risico’s die dan een rol spelen. Eigenlijk moet men dus met de verandering in het achterhoofd de hele Plan-do-check-act fase doorlopen.

Plan --> de ontwerpfase

Do --> de implementatie fase

Check --> meten/check voor ingebruikname

Act --> evaluatie van het hele proces

Vooral de check-fase wordt nogal eens overgeslagen. Hierbij geldt: meten is weten. Het feit dat is afgesproken in de ontwerpfase om iets lekdicht uit te voeren, wil nog niet zeggen dat het in de praktijk ook helemaal lekdicht is geworden.

In het geval van Atex zijn er vier belangrijke aspecten waar rekening mee gehouden moet worden:

  • Explosieve atmosferen
  • Ontstekingsbronnen
  • Organisatie
  • Het beheer

De brandbare stoffen + de procescondities + gevarenbronnen + ventilatiecondities samen met het onderhoud bepalen de zone-indeling. Hiermee kun je kort door de bocht stellen dat daarmee niet alleen de eisen aan de equipement vastliggen, maar ook het daarop uit te voeren onderhoud en daarmee ook de procedures en werkwijzes en zelfs de opleiding van het personeel. Al deze zaken samen vormen zo’n beetje het EVD (ExplosieVeiligheid Document). Wil je daar wat aan veranderen (bijvoorbeeld de zone-indeling), dan moet je het proces weer van voren af aan herhalen of gedeeltelijk opnieuw uitvoeren.

Blijven checken

Het klinkt zo logisch: tijdens de implementatie en bouwfase blijven checken. Maar de valkuilen die we in de praktijk tegenkomen, spreken voor zich. Men heeft vooraf al bepaald wat de zone-indeling moet worden, bijvoorbeeld zone 2, en blijft daar hardnekkig aan vasthouden: ‘wij willen niet dat het wat anders wordt’. Of er wordt geen rekening gehouden met bronnen die de zone verhogen. Management of change
Bij het inkopen houdt de inkoopafdeling geen rekening met de eisen aan de onderdelen die zich in de zone bevinden, vaak om financiële redenen. Wijzigingen die optreden tijdens de constructie (zoals het omleggen van een stuk buis of een extra flens), worden niet opnieuw bekeken. Ook komt het voor dat tijdens de implementatie geen dossier wordt bijgehouden waarin wordt vastgelegd waarom beslissingen zijn genomen.
De bouwfase is een grote bron van wijzigingen, buiten specificatie, past niet en ventilatie die anders moet om. Belangrijk is dan: wie beheerst en wie beheert dat?
De meeste zaken die misgaan, hebben te maken met onvoldoende kennis omtrent de eisen rondom Atex. Die eisen zorgen er voor dat je er niet vanuit kan gaan dat wat er uiteindelijk is aangelegd ook voldoet aan de norm. Een uitzondering wordt gevormd door de gevallen waarbij Notified Bodies betrokken zijn geweest. Hoewel dit wel een goede basis vormt, is dit in de praktijk nog zeker geen garantie!

De opleverfase: inspectie

Veel bedrijven hebben wel een checklist ontwikkeld waarmee ze tijdens de oplevering kunnen checken of alles aan de veiligheidseisen voldoet. Als het gaat om Atex is deze fase heel belangrijk en ontkomt men er niet aan om goed te inspecteren of alles wel aan de gestelde voorwaarden voldoet. De inspectie omvat het geïnstalleerde materiaal, de wijze van installatie en of aan de gebruiksvoorwaarden is voldaan. De beproeving dient in het geval van grote risico’s een 100 procent controle te zijn waarbij de normen worden gehanteerd.
Blijken er non-conformities te zijn, wat heb je dan voor drukmiddel achter de hand? Kun je de leverancier terughalen om het te herstellen? Let op dat de eindverantwoordelijk bij jezelf ligt en niet afgewenteld kan worden op toeleveranciers!
In de opleveringsfase zou er een draft EVD klaar moeten liggen die naar een definitieve versie omgezet kan worden op het moment dat alles afgerond en geïnspecteerd is.

Kennis halen en borgen

Het blijft natuurlijk een mooi streven om alle kennis in huis te hebben om de continuïteit te waarborgen. Maar een expert in huis loopt op termijn ook het risico bedrijfsblind te worden voor bepaalde zaken. Beter is toch om een goede combinatie van beide te hebben. Zelf op de hoogte blijven van nieuwe wetten om compliance te garanderen gecombineerd met de verse blik van de externe expert.
In de praktijk zien we bedrijven niet vaak MoC toepassen als een ervaren operator met pensioen gaat of als ze naar een andere ploegendienst overschakelen. Bedrijven schatten te laat in hoe kennis verloren gaat en medewerkers met beperkte ervaringen beslissingen moeten nemen omdat dit hiaat in kennis niet goed wordt beheerd.
Een grote risicofactor wordt ook gevormd door Change of Management: oftewel het management dat snel wisselt van baan. Als de gevolgen van wijzigingen in beleid die zij heeft ingezet duidelijk worden, zitten de verantwoordelijken alweer in een ‘nieuwe uitdaging’.
Zelfs een wijziging van een onderdeel door een gelijkwaardig onderdeel vormt een risico. Er is dus altijd een risicoanalyse nodig. Dit zou een goede MoC procedure moeten bieden, op maat toe te passen voor een kleinere of organisatorische verandering.
Uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: aan het eind van de dag weer veilig naar huis!

Risico’s van veranderingen beheersen

Het is dus essentieel om het hele proces van wijzigingen goed te beheersen. Dit betekent dat er een MoC proces moet zijn waarin goed wordt gekeken naar:

  • Wat verandert er?
  • Beoordeel de wijziging.
  • Overleg met betrokkenen.
  • Project verantwoordelijke aanwijzen.
  • Risico-inventarisatie.
  • Goedkeuring van betrokkenen.
  • Wijziging bekendmaken.
  • Invoeren.
  • Opvolgen en evalueren.
  • Documenteren van wijzigingsproces.
  • Protocollen hanteren.

Kijk eens kritisch naar uw huidige MoC protocollen en vraag u zelf af of u alle elementen hierin afdoende heeft verwerkt om de risico’s van veranderingen bij Atex volledig te beheersen.

Geschreven door Yvonne Langen, Senior Consultant Safety Culture en Arthur Rooze, Senior Consultant Process Safety bij D&F Consulting.

Dit artikel is tevens gepubliceerd in het vakblad Maintenance Benelux. Download deze publicatie:

Professioneel Advies

U kunt van onze expertise gebruik maken bij het implementeren van ATEX en Management of Change. Wilt u meer weten over mogelijke ondersteuning, training, advies of volledige ontzorging, neem dan direct contact met ons op:

 

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340