HEINEKEN maakt veiligheidssystemen transparant

03/07/14

Van Heineken Supply Chain kreeg adviesgroep D&F de opdracht om de grote hoeveelheid informatie en systemen rondom veiligheid en gezondheid transparant te maken voor medewerkers over de hele wereld. Deze opdracht is onderdeel van een programma om het aantal ongevallen wereldwijd terug te brengen naar nul. Dat het de bierbrouwer echt menens is blijkt wel uit het feit dat deze doelstelling jaarlijks wordt gepubliceerd in het Heineken duurzaamheids rapport. Gerd-Jan Frijters beschrijft in dit artikel hoe D&F deze opdracht heeft aangepakt.

HEINEKEN LOGOBij Heineken hebben de processen rondom veiligheid en gezondheid de afgelopen decennia een enorme ontwikkeling doorgemaakt met een sterke toename van de complexiteit tot gevolg. Deze complexiteit manifesteert zich in de praktijk in een systeemwereld. Een (te) overdadige systeemwereld leidt vaak tot een overdaad aan bureaucratie in de vorm van procedures, checklisten, beleidsnota’s, handboeken, certificaten, opleidingsprogramma’s, PI’s (prestatie indicatoren) en vele initiatieven en veranderingen in de vorm van projecten, werkgroepen et cetera. Ieder project of initiatief kan op zichzelf zeer waardevol zijn maar als het teveel wordt dan raakt het overzicht zoek. Procedures, instructies en regels vormen de systeemwereld. De systeemwereld is niet de praktijk. De praktijk is de leefwereld.

De kunst is een systeemwereld te bouwen die de leefwereld daadwerkelijk helpt. Herbst (1974) pleit voor het vastleggen van alleen het hoogst noodzakelijke. Hij noemt dit de ‘minimum critical specification’. Procedures en instructies zijn meestal onderdeel van een managementsysteem. Een effectief
managementsysteem is praktisch ingericht met een minimum aan procedures en maximum effect op de werkvloer.

Uitdaging

Dit is de uitdaging bij Heineken: het stroomlijnen en vereenvoudigen van processen rondom veiligheid en
gezondheid (de systeemwereld) en het begrijpelijk opschrijven in een elektronisch beschikbaar boekje. De uitdaging was een boekje te maken met niet teveel tekst, dat overzichtelijk is en toch volledig beschrijft wie wat waar en wanneer moet doen op veiligheidseisen gezondheidsgebied. Op iedere pagina zijn op maat gemaakte cartoons te zien die de tekst ondersteunen.

We starten met het bestuderen van alle beschikbare informatie, procedures, instructies, standaarden, systemen, formulieren en communicatiemiddelen op de gebieden veiligheid en gezondheid. We interviewen vele sleutelfunctionarissen en al snel blijkt hoe verschillend de interpretaties zijn van de systemen of überhaupt welke systemen er bestaan. Daarnaast blijken de  veiligheidsafdeling, HRM (human resource management) en de TPM (total productive manufacturing) afdeling op eigen houtje activiteiten rondom veiligheid en gezondheid te ontplooien. In deze voorbereidende fase halen we tal van dubbelingen uit bestaande systemen maar we leggen ook een paar hiaten bloot die nog moeten worden ingevuld. We verwerken alle informatie in een boekje van 45 pagina’s “met veel plaatjes”. Voor een logische indeling maken we gebruik van de originele 21 elementen van het international safety rating system (ISRS), ontwikkeld door Frank Bird. Deze elementen zijn gericht op technische, organisatorische en gedragsaspecten, dus op het hele spectrum. De elementen brengen we voor Heineken terug naar zestien stuks en delen ze in een logische volgorde in:

  • Plan (visie, beleid, organisatie).
  • Do (uitvoerende processen).
  • Check (feedbackloops).
  • Act (continu verbeteren).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bestaande (en toekomstige) systemen zoals OHSAS 18001, VCA, BRZO (voor sommige locaties), TPM en de principes uit het hearts & minds model (Shell) zijn geïntegreerd in de zestien elementen. Ieder element werken we kort uit waarbij we verwijzen naar bestaande procedures of systemen. Deze bestaande documenten zijn op een overzichtelijke manier ondergebracht in een geautomatiseerd documentmanagementsysteem, op dezelfde wijze ingedeeld als in het boekje.

Plan

Het plan blok is vooral van toepassing voor de stafdeling die alle locaties wereldwijd ondersteunt. Van belang in dit blok is een duidelijke uitleg over hoe veiligheid en gezondheid passen in de duurzaamheidsgedachte van Heineken, de governance gedachte en het risk management concept. Ook de koppeling met de kernwaarden (respect, enjoyment, passion) van Heineken wordt hier opgehelderd. Alle procedures, instructies en goede praktijken zijn centraal opgeslagen en te benaderen, ook de hoog risico procedures voor bijvoorbeeld veilig stellen, besloten ruimten en gevaarlijke stoffen. In het plan blok wordt ook de veiligheidsen gezondheidsorganisatie uitgelegd, vooral de relatie tussen de centrale stafdienst en de lokale veiligheidsfunctionarissen (wie doet wat). Het compliance process houdt in dat de centrale stafafdeling procedures en doelstellingen uitvaardigt en deze bewaakt door middel
van audits. Tussendoor rapporteren de locaties ongevallen, incidenten, bijna ongevallen, goede praktijken en resultaten van zelfaudits die door de stafafdeling vervolgens weer worden verwerkt en gecommuniceerd.

Do

In het do blok vinden we de uitvoerende processen terug, de performance processen. Deze zijn vooral bedoeld
voor de locale sites en zijn gekoppeld aan TPM processen zoals incidentonderzoek, training, risicoreductie en continu verbeteren. Het onderwerp risicoanalyse is mooi uitgewerkt van strategisch naar operationeel niveau. Op het hoogste niveau staat de risicoanalyse voor alle bedrijfsrisico’s en op het laagste niveau staat de LMRA (laatste minuut risico analyse). Alle overige vormen van risicoanalyse staan hier tussenin. Het management of change (MoC) proces zorgt
voor borging van de veiligheid als gevolg van wijzigingen. In het boekje hebben we een competentiematrix
ontwikkeld voor alle veiligheids- en gezondheidstrainingen. Heineken benadrukt het leren on the job, dat nog veel belangrijker is dan een training in een klaslokaal.

Eens per jaar organiseert Heineken in de brouwerij in Zoeterwoude een bijeenkomst waarbij veilig werken centraal staat. Ter ondersteuning van de trainingen biedt Heineken een e-learning programma aan. Het proces communicatie
beschrijft alle communicatiekanalen voor veiligheidsinformatie zoals ongevallen, goede praktijken en wijzigingen. Ook de processen rondom veiligheidsgedrag zijn in het boekje opgenomen. Deze processen hebben betrekking op onder andere management commitment, operationeel leiderschap, participatie bij veiligheidsactiviteiten en regels. De
laatste groep processen in het do blok zijn specifieke processen rondom technische veiligheid, contractorveiligheid,
inkoop en het bedrijfsnoodplan. Interessant aspect van technische veiligheid is dat Heineken voor de hele wereld CE-markering verplicht stelt. Het bedrijfsnoodplan koppelt Heineken aan een breder crisis- en continuity-management.

Check en act

In het check blok beschrijven we alle processen om veiligheid en gezondheid gedurende de gebruiksfase
te borgen. Processen zijn technische inspectie, orde- en netheidinspectie, gedragsobservatie en onderhoud.
Het proces reporting and analyses gaat vooral over de rapportagelijnen van de locaties naar de centrale stafafdeling.
Gerapporteerde informatie is zowel leading (gevaarlijke situaties, non conformities, near misses) als lagging (ongevallen, verzuim). Een aanpalend proces is ongevalsanalyse die volgens een voorgeschreven methode moet worden uitgevoerd en gerapporteerd. Audits worden zowel door de locaties zelf uitgevoerd (zelfaudits) als door de centrale stafafdeling. Het laatste blok act gaat over continuous improvement. Ieder kwartaal wordt per locatie een rapportage gemaakt en gedeeld. Onderdeel hiervan is een benchmark waarin de verschillende locaties wereldwijd
met elkaar worden vergeleken.

Duurzaamheidsverslag 2012

Eens per jaar organiseert Heineken in de brouwerij in Zoeterwoude een bijeenkomst waarbij veilig werken centraal staat. In drie workshops: “onderstreep veiligheid”, “veiligheid is maatwerk” en “bouwen aan veiligheid” werd in 2012 extra aandacht gevraagd voor veilig werken. In 2012 vonden in totaal 23 ongelukken met verzuim plaats, waarvan 16 met eigen medewerkers en 7 met externe medewerkers.  Het aantal ongelukken neemt in de afgelopen jaren
steeds verder af en het doel is dit terug te brengen naar nul. (Bron: Duurzaamheidsverslag Heineken 2012)

Systeemwereld

Het boekje is beschikbaar voor alle landen waar Heineken actief is en het locale management ontvangt een korte training. Op deze manier ontstaat inzicht, overzicht, samenhang en transparantie in de complete systeemwereld rondom veiligheid en gezondheid. Het boekje wordt ook gebruikt voor training van (nieuwe) medewerkers. We merken dat het boekje gretig wordt gelezen door het topmanagement waardoor veiligheid en gezondheid bij deze groep meer gaat leven. Dit boekje kan in de toekomst eenvoudig worden uitgebreid naar andere duurzame thema’s of beleidsonderwerpen zoals HRM, kwaliteit, risicomanagement, milieu, energiebesparing, MVO, juridische zaken,
duurzame inzetbaarheid of lean production. Dit levert een verdere vereenvoudiging op van de systeemwereld omdat er ongelofelijk veel overlap zit in deze thema’s. Hoe je dit praktisch vereenvoudigt en opzet kun je lezen in mijn nieuwe boek De 9 Kernwaarden dat binnenkort uitkomt.

De behoefte aan vereenvoudiging van de systeemwereld zien we bij veel organisaties (profit en non-profit). De uitdijende systeemwereld lijkt vooral betrekking te hebben op de ondersteunende processen in een organisatie. Deze hebben de afgelopen decennia een enorme ontwikkeling doorgemaakt met een sterke toename van de complexiteit tot gevolg. Om nog maar niet te spreken van alle wet- en regelgeving rondom deze thema’s. Ook in de besturende processen gaat veel mis. Zowel het primaire proces als de ondersteunende processen worden traditioneel “beheersbaar” gemaakt middels een overdaad aan hiërarchie en bureaucratie met nog meer systeemwereld als gevolg in de vorm van checklisten, handboeken, certificaten, opleidingsprogramma’s, projecten, standaarden en key performance indicators (KPI’s).

Een te overdadige systeemwereld belemmert de organisatie in het realiseren van haar doelen. Deze spiraal willen we omkeren. Het boekje voor Heineken is een eerste stap om zaken overzichtelijk en transparant te maken. ‘Dat zouden meer mensen moeten doen’, zou ik bijna zeggen.


Geschreven door: Gerd-Jan Frijters, hij is oprichter en eigenaar van D&F Group. Dit artikel is verschenen in het vakblad SAFETY!/nr.3/2014.


 

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340