Bouw een integraal managementsysteem (Blog)

05/09/16

In mijn vorige blog heb ik een pleidooi gevoerd om alle processen rondom kernwaarden en beleidsthema’s te integreren en te stroomlijnen. Een belangrijke stap hierin is het samenvoegen van alle processen rondom uw kernwaarden en beleidsthema’s in een integraal managementsysteem. Onderdeel hiervan is het vereenvoudigen van procedures, instructies en systemen. En het formuleren van concreet specifieke gedragsprincipes per kernwaarde.

Uitgangspunten managementsysteem

Een managementsysteem is als het ware een permanent programma waarmee een missie, kernwaarden, gedragsprincipes en doelstellingen van een organisatie of proces kunnen worden gerealiseerd. In een managementsysteem zijn werkprocessen gedefinieerd en vastgelegd, evenals de wijze waarop de effectiviteit van de werkprocessen wordt beoordeeld en verbeterd.

Voorbeelden van processen rondom de kernwaarden en beleidsthema’s zijn:

procesmanagement, risicomanagement, compliance management, human resource management, communicatiemanagement, competentiemanagement, verbetermanagement, kennismanagement, informatiemanagement, gedrags-of prestatiemanagement, projectmanagement,  programmamanagement en stakeholdermanagement. Omdat het hier gaat om processen die ondersteunend zijn aan het primaire proces noem ik ze spiegelprocessen. Al deze spiegelprocessen dienen in het managementsysteem te worden verwerkt.

Creëer overzicht met een Spiegelmatrix

U creëert overzicht over al de hiervoor genoemde processen door een matrix (spiegelmatrix) te maken. Een spiegelmatrix kan er als volgt uitzien: 

 

 

 

 

Veiligheid

Gezondheid

Welzijn en geluk

Milieu

Energie

Maatschappij

Kwaliteit

Efficiëntie

Klant

Nr.

Fase

Spiegelproces

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

Plan

Beleid en Leiderschap

2

Risico- en compliance management

3

Programma en doelstellingen

4

Personeel en organisatie

5

Procedures en standaarden

6

Do

Competentiemanagement

7

Inkoop

8

Stakeholder management

9

Communicatie

10

Management of change

11

Projectmanagement

12

Kennis- en informatiemanagement / ICT

13

Visual management

14

Continuïteitsmanagement

15

Check

Meldingen en analyse

16

Inspectie, meting en onderhoud

17

Audits

18

Prestatiemanagement

19

Act

Verbetermanagement

20

Certificering

 


1

Cultuur

Awareness, cultuur- en gedragsprogramma’s

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

Management Commitment

3

Leiderschap

4

Betrokkenheid en participatie

 

besturende processen in het Managementsysteem

Het aantal spiegelprocessen in deze matrix is vrij groot. Ik heb de behoefte om hier enige vereenvoudiging aan te brengen voor begripsvorming. De vijf besturende processen: proces-, prestatie-, risico-, verbeter- en verandermanagement vormen de kern van het managementsysteem. Zonder deze vijf werkt het managementsysteem niet. Drie van deze processen (prestatie-, risico- en verbetermanagement) zijn expliciet benoemde processen in de spiegelmatrix.

Om te beginnen wil ik de relatie tussen deze concepten ophelderen. Zo zwart-wit als ik hier de vijf processen uit elkaar trek is het in de praktijk niet. De processen lopen in elkaar over. De vijf processen zijn de besturende processen in het integrale managementsysteem. Procesmanagement gaat vooraf aan het inrichten van de spiegelmatrix. Bewaking van deze processen gebeurt middels prestatie-, risico- en verbetermanagement. Een onderdeel van prestatiemanagement is het beheersen en leren.

Procesmanagement

Procesmanagement is het identificeren, inrichten en beheersen van processen die noodzakelijk zijn om de strategie en de kernwaarden van een organisatie te kunnen realiseren. Prestatiemanagement is het proces dat begint bij het ontwikkelen van standaarden en doelstellingen (Plan-fase) en het bewaken hiervan door afwijkingen van de standaard te identificeren en te beheersen (Do- en Check-fase). Dit gebeurt binnen ieder proces.

Risicomanagement

Risicomanagement is het identificeren en beheersen van risico’s als randvoorwaarde waarbinnen processen zich kunnen ontplooien. Het startpunt van risicomanagement is de risicoanalyse (Plan-fase) waarmee risico’s in de organisatie of keten in kaart worden gebracht. Risicomanagement gaat door in Do- en Checkfase als het gaat om het beheersen van risico’s.

Verbetermanagement

Verbetermanagement is het stapsgewijs doorvoeren van verbeteringen ten opzichte van de standaard binnen een proces. Verbetermanagement is het proces dat continu doorvoeren van kleine verbeteringen mogelijk maakt. Verandermanagement is het ontwikkelen van een nieuwe standaard of een nieuw proces, vernieuwen. Verandermanagement is het proces rondom grotere veranderingen. Noem het verbetermanagement plus.

beheersen en verbeteringen van afwijkingen

De focus in deze besturende spiegelprocessen ligt op het beheersen van afwijkingen en verbeteringen ten opzichte van de standaard. Er bestaan een aantal interessante modellen die een praktische uitvoering mogelijk maken van beheersen en verbeteren van afwijkingen. Deze modellen liggen aan de basis van het integrale managementsysteem. Kern van deze modellen is het identificeren van de oorzaak van afwijkingen.

Dominomodel

Een mooi model is het Dominomodel (ontleend aan de veiligheidswereld). Onderstaande tabel beschrijft het Dominomodel, ontwikkeld door onder anderen Bird (1985).

Dominosteen 1

Dominosteen 2

Dominosteen 3

Dominosteen 4

Dominosteen 5

Basis Oorzaken (BO)

Indirecte Oorzaken (IO), persoonlijk of taakgericht

Directe Oorzaken (DO)

Ongewenste gebeurtenis (OG)

Verlies

Afwijkingen in management- prioriteiten, strategie, kernwaarden, voorbeeldgedrag, mensbeeld, cultuur, organisatiestructuur, systemen.

 

Afwijkingen in planning, taakverdeling, kennis of bewustzijn, aandacht, risico-inschatting, toezicht, werksfeer, communicatie, leiderschapsstijl, onderhoud.

Afwijkingen in gedrag zoals naleving van regels, procedure handelingen, beslissingen. Afwijking in werkproces of omgeving.

Bijvoorbeeld lekkage, ongeval, ziekte, milieu incident, claim, klacht maatschappelijke onrust, machine stilstand.

Bijvoorbeeld letsel, ziekteverzuim, verloop, financieel verlies, verlies klant, vertrouwen, imagoschade.

Meten door audits, cultuuronderzoek, meldingen

Meten door audits, tevredenheidonderzoek, meldingen, cultuuronderzoek

Meten door risicoanalyse, inspectie, gedragsobservatie, melding, toezicht

Meten door melding en registratie

Meten door melding en registratie

Proactief domein (preventief ingrijpen voordat ongewenste gebeurtenis zich manifesteert)

Reactief domein (escalatie voorkomen, melden, analyseren, herstellen, continuïteit waarborgen)

 

Voor beide domeinen geldt: periodiek meetgegevens analyseren en hiervan leren.

Afwijkingen tot en met dominosteen 3 hebben nog niet tot verlies geleid. Als de dominostenen 4 en 5 omvallen, ben je te laat en kun je alleen nog reactief leren. Een integraal managementsysteem en de cultuur (dominosteen 1) vormen het landschap waarbinnen handelingen en situaties kunnen ontstaan (dominosteen 3).

Een integraal managementsysteem is een stevige basis, omdat in dit systeem standaarden worden ontwikkeld (Plan). Tegelijkertijd zorgt dit managementsysteem ervoor dat volgens standaarden wordt gewerkt (Do), controles worden uitgevoerd (Check) en verbeteringen en vernieuwingen worden doorgevoerd (Act).

integraal managementsysteem zonder overbodige bureaucratie

Het managementsysteem is gericht op het beïnvloeden van de formele standaarden. Een onderliggende spiegelcultuur (of waardencultuur) is gericht op het beïnvloeden van de informele (ongeschreven) standaarden. Het managementsysteem stuurt op wat moet gebeuren, wanneer, hoe, door wie en welke competenties hiervoor nodig zijn. Met behulp van de spiegelmatrix bouwen we een integraal managementsysteem zonder overbodige bureaucratie.

Een spiegelcultuur beïnvloedt het willen (de drijfveren achter gedrag). In de praktijk lopen de twee systemen dwars door elkaar heen, waarbij een managementsysteem een onderdeel is van de spiegelcultuur. Andersom geldt dit ook wanneer de spiegelcultuur als een proces wordt gezien, wat we in de spiegelmatrix doen. Het managementsysteem en de spiegelcultuur kunnen elkaar versterken en verankeren. Het managementsysteem legt standaarden en gedragsprincipes vast. De spiegelcultuur beïnvloedt de wijze waarop deze gedragsprincipes worden uitgevoerd en beleefd.

Praktische tips

  1. De belangrijkste tip is om een spiegelmatrix als kapstok te gebruiken. Dit geeft overzicht en inzicht over alle spiegelprocessen.
  2. Beleg alle spiegeltaken (rondom veiligheid, kwaliteit etc.), verantwoordelijkheden, bevoegdheden en expertise zoveel op de werkvloer. Hiermee wordt het potentieel van de werkvloer benut, de motivatie op de werkvloer vergroot en de leidinggevenden ontlast. Maak dit overzicht visueel (poster, intranet etc.). De stafafdeling is slechts ondersteunend, niet uitvoerend.
  3. Maak een overlegmatrix waarin kernwaarden wordt ingebed op het werkoverleg op alle hiërarchische niveaus. Stem input en output van de overleggen op elkaar af (cascade).
  4. Implementeer een aantal proactieve KPI’s (onderdeel van prestatiemanagement) die op maandbasis worden gepubliceerd. Deze KPI’s zijn de basis voor de overlegmatrix.
  5. Neem alle vereiste competenties op in een trainingsmatrix.
  6. Beschrijf alle processen in het managementsysteem op praktische wijze (wie, wat, wanneer, hoe en waarom) in een boekje van maximaal 30 pagina’s. Train uw mensen hierin.
  7. Integreer al uw risicobeoordelingen op alle beleidsgebieden en maak een format dat voor alle risicobeoordelingen bruikbaar is.
  8. Breng gedoseerd kennis en vaardigheden rondom gedragspsychologie in uw organisatie, enthousiasmeer de operationeel leidinggevenden en begeleid ze (on the job) in de toepassing hiervan.

Succes!

Gerd-Jan Frijters, D&F Consulting BVGeschreven door Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar D&F Group B.V.

Ontleend aan mijn boek ‘Integraal Compliance Management’, (ISBN 9789081607001).

Gerd-Jan Frijters schrijft maandelijks blogs voor Wolters Kluwer België. Deze blog is één van de maandelijkse publicaties op www.sentral.be

Meer informatie

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over Integraal Compliance Management, een coachingtraject of gedragsbeïnvloeding, neem dan direct vrijblijvend contact met ons op:

Wij helpen u graag!

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340