Contractor Safety en de Veiligheidsladder

20/07/18

Contractors hebben een belangrijke rol bij het in stand houden van uw machines, fabrieken en installaties. En hebben dus invloed op het veiligheidsniveau van uw organisatie. Het aantal ongevallen dat contractors treft is relatief hoog. Dat is ook niet zo gek als je de omstandigheden in rekening brengt waaronder contractors vaak werken. Een opdracht staat vaak onder tijds- en budgetdruk, wat de veiligheid niet ten goede komt. Deze druk ontstaat vaak al in het wervings- of tendertraject waarin de contractor onder druk wordt gezet om het werk voor een zo laag mogelijk budget uit te voeren. Het kan niet anders of dat heeft negatieve effecten op het veiligheidsgedrag.  In dit artikel bekijken we of we dit kunnen veranderen en zoja, hoe dan.

Selectie van de contractor

Traditioneel is de VCA norm het belangrijkste selectiecriterium voor een contractor. De VCA beschrijft de basisvereisten op het gebied van veiligheidsorganisatie en -opleiding. Daarnaast zien we de laatste jaren een toenemend gebruik van de veiligheidsladder. Sinds vorig jaar is de veiligheidsladder onder beheer gekomen van het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). Nederlandse bedrijven als ProRail en TenneT passen de veiligheidsladder toe als inkoopinstrument voor diensten van contractors. Een contractor wordt gecertificeerd op een van de 5 treden van de veiligheidsladder. De bereikte trede bepaalt het financiële voordeel dat de contractor in een gunningstraject kan behalen. Over deze prikkel kunnen we discussiëren maar feit is wel dat de veiligheidsladder de aandacht voor het onderwerp veiligheid heeft versterkt.

De Veiligheidsladder

De veiligheidsladder wordt steeds vaker toegepast in Internationaal verband, hoewel het instrument nog in ontwikkeling is. De veiligheidsladder meet vooral de volwassenheid van het veiligheidsmanagementsysteem. Gedragsaspecten komen aan de orde (vooral op trede 4 en 5) maar de insteek is nog te veel top-down en directief. NEN werkt aan een vernieuwde versie van de veiligheidsladder waarin ook ‘zachte’ cultuuraspecten naar voren komen zoals een lerende mindset, het stimuleren van initiatieven van de werkvloer, een intrinsieke motivatie als het gaat om veiligheid en een sociale omgeving waarin het ‘veilig’ voelt om veiligheid bespreekbaar te maken. Trede 5 is het ultieme doel, een generatieve veiligheidscultuur waarin iedereen oprecht bezorgd is voor het welzijn van de ander. De ander is daarbij niet alleen de collega maar ook de externe medewerker (contractor). Contractors die geregeld voor uw organisatie werken zouden dus actief betrokken moeten worden in uw veiligheidscultuurprogramma.

Veiligheidsladder
Bron: http://www.veiligheidsladder.org/ van NEN.

Een andere tekortkoming in de veiligheidsladder ligt op het gebied van de voorbereiding en uitvoering van een specifiek project. Met andere woorden daar waar de veiligheidsorganisatie en -cultuur van opdrachtgever en contractor bij elkaar komen, in de interactie tussen opdrachtgever en contractor. In dit artikel bekijken we daarom juist deze interactie. De taken en verantwoordelijkheden in de interactie kunnen bij de opdrachtgever worden ingericht via de veiligheidsdriehoek, een nieuw concept waarbij veiligheidstaken in de lijn worden neergelegd. De contacten tussen opdrachtgever en contractor verlopen zowel op uitvoerend niveau (het Hoe en het Wat) als ook op directie niveau (het Waarom).

Voorbereiding van de klus

Vooraf dient met een leverancier of contractor te worden afgesproken welke veiligheidseisen van toepassing zijn en op welke wijze de leverancier hieraan denkt te gaan voldoen. Dit geldt zowel voor het object als voor de werkzaamheden zelf. Een praktische oplossing hiervoor is het maken van een beknopt boekje, waarin alle relevante zaken uit het veiligheidsmanagementsysteem voor de contractor op maat zijn gesneden. In dit artikel laten we de veiligheidsaspecten van het object buiten beschouwing (CE-markering etc.).

Cruciaal is het vooraf maken van een Taak Risico Analyse van de klus door een team van opdrachtgever en contractor. Een TRA geeft inzicht in de risico’s tijdens de uitvoering en maakt inzichtelijk voor welke werkzaamheden een werkvergunning nodig is. Onderdeel van een TRA is een observatie van de werkplek zodat bereikbaarheid, aan- afvoerroutes, omgevingsrisico’s etc. goed kunnen worden beoordeeld. Voor grotere projecten, waar meerdere aannemers, leveranciers aan het werk zijn, is een veiligheidsplan noodzakelijk (V&G plan). TRA is hier altijd onderdeel van.

Een extra interventie in dit stadium is het vooraf beoordelen van de veiligheidshouding van de contractor medewerker die op uw locatie zal verschijnen. Er zijn mogelijkheden om een individuele safety assessment uit te voeren, bijvoorbeeld met hulp van een persoonlijkheidstest. Onderdeel van deze assessment kan zijn: het toetsen van kennis van veilig gedrag specifiek op de risico’s van de opdrachtgever.

Ontvangst van de contractor

De medewerkers van de contractor komen aan op uw locatie. Niet noodzakelijkerwijs zijn dit dezelfde mensen die aan de TRA hebben meegewerkt. Dit is het moment om de contractors onder te dompelen in uw veiligheidscultuur. Hierbij past een receptiemedewerker die het belang van veiligheid benadrukt en een veiligheidspamflet met de bezoeker doorloopt. Voor een contractor die voor het eerst op uw locatie werkt is een veiligheidsfilm of een e-learning module aan te bevelen, gevolgd door een examen om te zien of de contractor alles begrepen heeft. De veiligheidsfilm behandelt niet alleen methoden om veilig te werken (hardskills) maar ook de  verwachtingen rondom veiligheidshouding (softskills).

De contractor wordt persoonlijk begeleid naar de locatie van het werk, waar gezamenlijk een werkvergunning wordt ingevuld en ondertekend. Hierbij is steeds sprake van interactie tussen uitgever van de werkvergunning en contractor. Beide personen controleren of alle relevante zaken uit de TRA in de werkvergunning verwerkt zijn. Hierna vindt de safety briefing plaats (ongeveer 10 min.) waarin de belangrijkste risico’s, veiligheidsmaatregelen, noodzakelijke rustmomenten etc. in het bijzijn van alle contractors wordt doorlopen. Helemaal mooi is een korte oefening mindfulness aan het eind van de safety briefing. Uit onderzoek blijkt namelijk dat we via een dergelijke oefening bewuster worden van onze veiligheidstaak, bewuster van ons eigen gedrag en bewuster van de fysieke en sociale omgeving. Daarnaast worden we rustiger en minder impulsief.

Daarna gaat de contractor, begeleid door een medewerker die de locatie goed kent, naar de werkplek. Voordat aan het werk wordt begonnen bespreken deze medewerker en contractor samen een Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA). Administratieve vastlegging hiervan is niet nodig, wel nodig is een controle of alle punten uit de werkvergunning helder zijn. De medewerker die de locatie goed kent, loopt met de contractor langs hoge risicopunten in de omgeving van het werk. Als de medewerker twijfelt over de veiligheidshouding, fysieke of mentale gezondheid van de contractor, wordt niet met het werk begonnen. Hoewel de tijd hiervoor vaak ontbreekt, zouden hoog risico handelingen geoefend moeten worden.

De uitvoering van het werk

Nu is de contractor optimaal voorbereid (geconditioneerd) en kan het werk aanvangen. Bij voorkeur houdt de medewerker die de locatie goed kent, continu toezicht. Gedurende het werk worden veiligheidsobservaties uitgevoerd, bijvoorbeeld 1x per dag. Gedurende toezicht en observaties worden veilige handelingen opgemerkt en hiervoor worden complimenten gegeven. Onveilige handelingen worden uiteraard gecorrigeerd op positieve wijze. Mocht een contractor meermaals aanwijzingen niet opvolgen, dan treedt het sanctiebeleid in werking (eerst gesprek met leidinggevende, formele waarschuwing etc).

Veiligheidsinformatie wordt zoveel mogelijk visueel op de werkplek weergegeven, bijvoorbeeld TAG’s om LOTOTO situaties aan te geven, een hekwerk of lint om een gevaarlijke situatie te markeren, een whiteboard om dagelijks overleg en acties bij te houden, veiligheidsinstructies voor risicovolle taken en TAG’s om gemelde situatie op de werkplek te markeren. Aan het eind van de werkdag komen alle contractors bijeen voor een safety debriefing (10 min.). Hierin wordt het verloop van de dag doorgenomen en afspraken voor verbetering gemaakt.

Uiteraard worden door contractors gemelde verbetervoorstellen, (bijna)incidenten etc. centraal geregistreerd. Indien relevant, worden incidentanalyses uitgevoerd, eenpuntslessen gemaakt en in de gehele organisatie en de contractors verspreid om van te leren.

Evaluatie na het werk

Door opdrachtgever en contractor wordt het werk geëvalueerd. Vooral van belang hierbij is het doornemen van de TRA. Was deze vooraf volledig en wat kunnen we leren voor een volgende opdracht? Goede prestaties als het gaat om veiligheidsgedrag verdienen een beloning. De opdrachtgeven kan de medewerkers van de contractor bv. een klein cadeautje overhandigen. De directie is op de hoogte van inhoudelijke aspecten van deze evaluatie en bespreekt deze op directieniveau met de contractor.

Contractor audit

Eens per jaar of twee jaar voeren we een audit uit voor iedere contractor. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de veiligheidsladder. Voordeel hiervan is dat veiligheidsprestaties van contractors met elkaar vergeleken kunnen worden. Goede veiligheidsprestaties van een contractor worden beloond, bijvoorbeeld door de contractor preferred supplier te maken. De contacten tussen opdrachtgever en contractor verlopen zowel op uitvoerend niveau (het Hoe en het Wat) als ook op directie niveau (het Waarom).

 

Gerd-Jan Frijters, D&F Consulting BVGeschreven door Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar D&F Group B.V.

Gerd-Jan studeerde werktuigbouwkunde, bedrijfskunde, psychologie en NLP. Tevens is hij schrijver van het bekende boek Brainsafe®, in 5 stappen naar een sterke veiligheidscultuur

Professioneel advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over de Veiligheidsladder, leiderschapsontwikkeling, een coachingstraject of gedragsbeïnvloeding, neem dan direct vrijblijvend contact met ons op:

Introductietraining NEN Veiligheidsladder

Wilt u de Veiligheidsladder® binnen uw organisatie implementeren? Neem dan deel aan onze 1-daagse introductietraining NEN Veiligheidsladder®. Hier leert u met enkele praktische tips en handvatten de veiligheid binnen uw organisatie te vergroten. U kunt gelijk aan de slag om een trede omhoog te klimmen op de Veiligheidsladder®.

Lees meer over de training en meld u vandaag nog aan!

 

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340