Gedrag en sanctiebeleid (Blog)

05/11/18

Een gezin uit Florida kocht een hond. De hond doet zijn behoefte binnen. Dat moet, aldus de eigenaar, de hond worden afgeleerd door met zijn neus in de poep te wrijven en vervolgens de hond uit het raam te gooien. Het effect na drie dagen: de hond doet zijn behoefte en springt zelf uit het raam. Deze vorm van conditionering werkt bij mensen ook zo als het gaat om het belonen en sanctioneren van veiligheidsgedrag.

Heldere regels

De eerste stap is een kritische blik op regels en procedures. In veel organisaties zijn te veel procedures en regels vastgelegd. Daarnaast zijn veel procedures onjuist, niet bekend of niet logisch. Regels lokken het omzeilen ervan uit als ze onnodig, betekenisloos of verwarrend zijn in de perceptie van de medewerkers of wanneer ze moeilijk na te leven zijn. Een praktisch systeem heeft alleen die procedures en regels die nodig zijn. Houd regels kort en eenvoudig en gebruik positieve formuleringen. Maak een set Gouden Veiligheidsprincipes.

Bij de totstandkoming van specifieke regels wordt vanaf het eerste moment aan draagvlak bij de gebruikersgroep gewerkt. Deze regels hebben immers betrekking op het werk van de mensen zelf. Betrek de medewerkers bij het schrijven van de regels en instructies. Achterhaal welke regels de medewerkers zelf nodig hebben. Vraag het hen. Verzamel hun ideeën en suggesties en neem deze mee bij het opstellen van nieuwe regels. Hierdoor wordt draagvlak ontwikkeld en een gevoel van eigenaarschap gecreëerd: ‘We maken hier onze eigen regels’ (positief bedoeld). Evalueer regels ook samen met de medewerkers.

Eerst positief corrigeren

Als de regels helder zijn begint de conditionering via belonen en corrigeren door de direct leidinggevende. De kunst is een correctie positief te brengen, uit bezorgdheid voor de ander. Breng daarom elke correctie in een OZP-vorm. Deze vorm conditioneert het sterkst. Geef de feedback direct nadat het ongewenste gedrag is waargenomen (Onmiddellijk). Specificeer de afwijking ten opzichte van het gewenste gedrag (Zeker). Deel je gevoelens en laat je bezorgdheid voor de ander merken (Positief). Houd in de praktijk een verhouding aan van 3:1. Dit betekent 3 complimenten : 1 correctie. Als positief corrigeren niet werkt is een sanctiebeleid nodig als vangnet.

Positieve gedragsbeïnvloeding

Laat de balans doorslaan naar positieve bekrachtiging van gedrag, omdat dit nu eenmaal beter motiveert (OZP). Zie elke fout of afwijking als mogelijkheid om te leren. Ludwig en Geller (1990) onderzochten in een experiment de factoren die het dragen van een gordel in de auto beïnvloeden. Het gebruik van gordels door pizzabezorgers werd gestimuleerd door groepsdiscussies over het belang van gordels, beloningen aan bezorgers die altijd hun gordel droegen, een bewustzijnsprogramma met onder meer posters en verbale positieve aansporingen door leidinggevenden.

Het resultaat van deze inspanningen was een stijging van het gordelgebruik met 143 procent. Kijk, dat zijn nog eens resultaten. Een veelzeggend detail in dit experiment was dat niet alleen het gordelgebruik verbeterde, maar dat ook het gebruik van richtingaanwijzers toenam met 25 procent. De verklaring hiervoor is responsgeneralisatie. Het bekrachtigen van een bepaald soort gedrag (het dragen van de gordel) beïnvloedt ook het gedrag dat hier nauw mee samenhangt.

De opmaat naar een sanctie

Als belonen van veilig gedrag en positief corrigeren niet het gewenste resultaat geeft bij de medewerker in kwestie, plant de leidinggevende om de paar dagen gesprekken in met de medewerker. Het kost immers tijd om een gedragsverandering te bewerkstelligen. Een juiste aanpak van de leidinggevende zorgt ervoor dat de betreffende medewerker weer volgens verwachting gaat presteren. In het eerste persoonlijke gesprek overtuigt de leidinggevende de medewerker ervan dat een probleem aanwezig is. De leidinggevende legt uit welk gedrag ongewenst is en waarom. Het is van belang dat de medewerker erkent dat er een probleem is: ‘Ja, ik zie het probleem nu in.’

De medewerker is zich wellicht niet bewust van zijn ongewenste gedrag of is zich hiervan wel bewust, maar heeft een onjuiste perceptie van zijn gedrag. Er is immers behoorlijk wat ruis op de lijn in hoe we onszelf zien. In dit geval dienen de gevolgen van het gedrag aan de medewerker duidelijk gemaakt te worden (voor hem- of haarzelf, voor de collega’s, voor de klanten, voor de onderneming als geheel). Dit is een proces om de drijfveren van de medewerker te beïnvloeden.

De sanctie

Een leider moet optreden zodra een medewerker ongewenst gedrag blijft vertonen. Sancties of disciplinaire maatregelen worden alleen gebruikt als laatste redmiddel. Een praktisch beleid hierin is een vijftrapsbeleid:

  1. verbale waarschuwing (dit kan ook de laatste positieve correctie zijn); -> zie “de opmaat naar een sanctie”
  2. verbale waarschuwing met uitleg van mogelijke consequenties bij herhaling;
  3. geschreven waarschuwing met aantekening in het personeelsdossier;
  4. schorsing;
  5. ontslag.

Van belang is dat u tijdens dit proces helder en duidelijk blijft communiceren met uw medewerker en dat u alles schriftelijk vastlegt en bevestigt naar de medewerker. Daarnaast is het van belang dat u zich niet laat meeslepen in uw eigen emotie. Blijf de medewerker belonen voor gedrag dat wel goed wordt uitgevoerd.

 

Gerd-Jan Frijters

Geschreven door Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar D&F Group B.V.

Gerd-Jan studeerde werktuigbouwkunde, bedrijfskunde, psychologie en NLP. Tevens is hij schrijver van het bekende boek Brainsafe® waarvan onlangs een nieuwe uitgave is verschenen: Brainsafe 2.0® Van hersenpan tot veiligheidsplan

 

Professioneel advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over veiligheidsgedrag, een verandertraject en/of leiderschapsontwikkeling, neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op:

 

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340