Veiligheidscultuur en de nieuwe norm ISO 45001

17/08/18

OHSAS 18001 is uit. ISO 45001 is in. Dit is de nieuwe norm voor het bouwen en certificeren van een veiligheidsmanagementsysteem (in de Nederlandse vertaling ‘Managementsysteem voor gezond en veilig werken’). De High Level Structure (ISO-HLS) is het toverwoord in de nieuwe norm. HLS is de nieuwe gemeenschappelijke basis van onder andere de normen ISO 9001, ISO 14001 en nu ook van ISO 45001, de opvolger van OHSAS 18001.

HLS beschrijft een aantal hoofdelementen in een vastgestelde volgorde en samenhang. Hierdoor wordt het makkelijker managementsystemen te integreren. Dus één systeem voor veiligheids-, kwaliteits (ISO 9001)- en milieumanagement (ISO 14001) maar ook voor MVO (ISO 26000), compliance- en risicomanagement (ISO 31000). Ook kan een veiligheidscultuurprogramma worden geïntegreerd, bijvoorbeeld op basis van de Veiligheidsladder.

Nieuw: risicomanagement op twee niveaus

Nieuw in de norm is het voeren van risicomanagement op twee niveaus, namelijk enerzijds een strategische analyse en anderzijds het operationele risicomanagement. Een strategische analyse kan in de vorm van een SWOT analyse worden uitgevoerd (Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats) met een stakeholderanalyse als basis. Het veiligheidsbeleid moet aansluiten bij de strategie van de organisatie. Ook nieuw is dat er in de nieuwe norm kansen (opportunities) worden genoemd naast de risico’s. We kijken dus voortaan naar risico’s en naar kansen. Belangrijk hierin is de context van de organisatie (wat doet de organisatie zelf, wat wordt uitbesteed, wat zijn de juridische grenzen, wat zijn de locatiegrenzen etc.).  In de stakeholderanalyse worden ook de verwachtingen van medewerkers meegenomen. Dit is tegelijkertijd de basis voor een sterke veiligheidscultuur.

Naast de strategische analyse is er het operationele risicomanagement (RI&E, TRA, LMRA, MoC, meldingen, audits etc.).

Nieuw in dit onderdeel is:

  • de afstemming met andere organisaties die op eenzelfde werkplek werkzaamheden verrichten;
  • de eis om een totaal overzicht te hebben over alle compliance aspecten in de organisatie;
  • de ontwikkeling van de cultuur die ook een onderdeel is van continue verbetering.

een integraal managementsysteem

De HLS geeft ons de mogelijkheid om nagenoeg alle secundaire processen van een organisatie in een integraal managementsysteem samen te voegen. Dat gaat samen met het vereenvoudigen van procedures, instructies en systemen. Ik kom bedrijven tegen met meer dan 200 procedures, instructies en formulieren, vol met onderlinge verwijzingen. In een integraal managementsysteem zijn al deze documenten bij voorkeur geïntegreerd tot één handboek in plaats van een wirwar van losse documenten. Gelukkig verplicht de nieuwe norm geen procedures meer, maar wel ‘gedocumenteerde informatie’, dus kunnen we een praktische oplossing bedenken waarin we het ‘wie’, ‘waar’, ‘hoe’ en ‘wanneer’ van ieder proces vastleggen.

 

Een eenvoudig, logisch en praktisch systeem zorgt in de praktijk voor meer begrip en draagvlak van de werkvloer en dat is het fundament onder onze veiligheidscultuur.

 

Een aantal voorbeelden waar integratie mogelijk is, Integreer alle:

  1. competenties en opleidingen in een opleidingsmatrix;
  2. overlegmomenten in een overlegmatrix; 
  3. inkoopeisen;
  4. interne en externe communicatie;
  5. inspecties en keuringen in een inspectiematrix; 
  6. audits in een auditmatrix;
  7. actielijstjes;
  8. KPI’s in een integraal dashboard;
  9. formulieren en registraties in een logboek.

In het laatste punt wordt een logboek genoemd. Hierin houdt het bedrijf alle uitvoerende activiteiten bij. In plaats van een logboek kan u natuurlijk ook een ICT systeem of een online platform maken of nog beter: een bestaand ICT systeem gebruiken.

Directies: 'Maak je borst maar nat'

In de nieuwe norm wordt de rol van de directie beter beschreven. Voorheen kon een directie nog eens volstaan met het ondertekenen van een beleidsverklaring. De directie moet nu echter aantoonbaar de verantwoordelijkheid nemen voor de preventie van ongevallen maar ook de voorwaarden scheppen om medewerkers te betrekken. Daarnaast moet een directie aantoonbaar actief betrokken zijn bij uitvoering van veiligheidsactiviteiten en moet ze zorgen voor een klimaat waarin medewerkers ‘ongestraft’ kunnen melden. Directies: Maak je borst maar nat.

Veiligheidscultuur

De veiligheidscultuur wordt expliciet benoemd als een belangrijk borgingsinstrument als verantwoordelijkheid van de (voltallige) directie. Wellicht moeten we de organisatiecultuur rondom het integrale managementsysteem geen veiligheidscultuur maar een waardencultuur noemen. Een waardencultuur is dan een cultuur, waarin alle stakeholders een diepgeworteld waardenbewustzijn (veilig, gezond, kwaliteitsbewust, milieuvriendelijk, maatschappij betrokken etc.) hebben ontwikkeld dat zich in elke handeling, uitspraak en beslissing uit. En waarin alle stakeholders ervan zijn doordrongen en overtuigd dat commerciële en financiële doelstellingen alleen waarde hebben als de organisatie van binnenuit duurzaam is.

Betrekken van medewerkers

De nieuwe norm is veel strenger als het gaat om het betrekken van medewerkers. Betrekken betekent advies vragen en/of laten meedoen in veiligheidsactiviteiten. Dit is essentieel voor een sterke veiligheidscultuur.

registratie en acties

Het logboek start met een jaarprogramma waarin per maand alle inspecties, audits, reviews, opleidingen, toolboxen, overlegmomenten etc. zijn gepland. Het bedrijf registreert alle activiteiten en wanneer deze zijn uitgevoerd. Acties komen in het laatste hoofdstuk van het logboek te staan. Dit werkt beter dan tientallen actielijstjes waar niemand het overzicht over heeft. Het logboek werkt op deze wijze tevens als een Management of Change (MoC) register.

Implementatie en borging

Het implementeren van het handboek en het logboek doen we door eigenaren en teams te benoemen in alle organisatielagen. Een persoon of een team kan eigenaar zijn van een proces, een systeem of een vakgebied. De achterliggende gedachte is het creëren van een netwerk van eigenaarschap en expertise. Alle eigenaren en teams worden met foto op een poster afgebeeld zodat voor alle medewerkers duidelijk is wie eigenaar is van wat. Eigenaarschap betekent verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering van het proces: het is een vorm van borging dus.

Borging betekent ook het zichtbaar beheersen van alle processen in het managementsysteem. Visueel maken van de beheersing van een proces kan door middel van een dashboard met Prestatie Indicatoren (PI’s), waarbij proactieve en reactieve indicatoren in balans zijn. Een dashboard is een beproefd middel maar vergeet niet regelmatig op de werkvloer aanwezig te zijn om informatie uit eerste hand te vernemen. Zonder toetsing van de indicatoren en directe informatie van de werkvloer heeft een dashboard weinig nut.

gedragsinterventies

Gedragspsychologie is een mooi instrument om te bouwen aan een veiligheidscultuur. Cultuur ontstaat en bestaat immers bij de gratie van gedrag van de mensen die deel van de cultuur uitmaken. De psychologie is een rijke informatiebron om gedrag te kunnen begrijpen en beïnvloeden. Managers en leidinggevenden hoeven geen volleerd psycholoog te worden, maar basiskennis om gedragsinterventies te kunnen uitvoeren, is wenselijk.

Deze nieuwe norm biedt kansen!

Gebruik nu de HLS om een integraal managementsysteem te bouwen waarin al uw secundaire processen worden beheerst. Het zal u een berg tijd besparen en het zal u zeker veel moois brengen.

 

Gerd-Jan Frijters, D&F Consulting BVGeschreven door Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar D&F Group B.V.

Gerd-Jan studeerde werktuigbouwkunde, bedrijfskunde, psychologie en NLP. Tevens is hij schrijver van het bekende boek Brainsafe®, in 5 stappen naar een sterke veiligheidscultuur

Professioneel advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over Integraal Compliance management, veiligheidscultuurprogramma's of gedragsbeïnvloeding, neem dan direct vrijblijvend contact met ons op:

Wij helpen u graag!
 

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340