Gedrag en taken en verantwoordelijkheden (Blog)

14/02/19

In de veiligheidscultuur en -gedragsprogramma’s die wij doen komen we vaak iets vreemds tegen. Als we met een bedrijf in gesprek gaan over gewenst gedrag dan gaat het gesprek meestal over een tweetal categorieën van gedrag.

  • Compliance gedrag (leuning vasthouden, beveiliging respecteren, voetpaden gebruiken, dragen van PBM’s, etc.).
  • Participatie gedrag (goed nadenken voordat je begint, je collega aanspreken, een gevaarlijke situatie melden, een collega helpen, etc.).

Naast het primaire compliance gedrag, dat kan worden samengevat als het volgen van regels tijdens de uitvoering van mijn werk, is er nog een categorie compliance gedrag die vaak wordt vergeten namelijk de secundaire compliance taken. Als we alle managementsystemen, procedures en handboeken eens doornemen op vlak van veiligheid, gezondheid, kwaliteit, milieu etc. dan staan deze boordevol met taken en verantwoordelijkheden. Echter in de praktijk liggen deze nagenoeg allemaal bij de stafafdeling. In een sterke veiligheidscultuur dienen deze taken en verantwoordelijkheden in de lijn te worden belegd waarbij de stafafdeling alleen adviseert. Dit is zeker het geval vanaf trede 4 van de NEN veiligheidsladder.

Taakmatrix

Een heldere taakverdeling is dus van belang. Cruciaal is dat taken niet alleen bij leidinggevenden worden belegd maar ook bij uitvoerende medewerkers. Het helpt hierbij als een team al zelf organiserend is (lees: maximale regelcapaciteit heeft). Een team dat van oudsher hiërarchisch is aangestuurd zal meer moeite hebben met het oppakken van extra taken. Uit de zelfdeterminatietheorie (Deci & Ryan, 2000) blijkt ook dat de intrinsieke motivatie toeneemt als medewerkers meer autonomie krijgen.

Om overzicht te behouden over alle taken en verantwoordelijkheden is een taakmatrix handig. Een dergelijke matrix heb ik bij een aantal organisaties ontwikkeld, samen met de medewerkers. De matrix is een eenvoudig overzicht van alle taken die worden voorgeschreven in alle managementsystemen en de taken die gewenst zijn in eventuele cultuur- of gedragsprogramma’s. Een taakmatrix op veiligheid, gezondheid, kwaliteit, milieu neemt meestal zo’n drie A4’s in beslag.

Een deel van de (uitvoerende) medewerkers krijgt een veiligheidstaak naast zijn of haar taak in het primaire proces. Een veiligheidstaak kan systeem-gerelateerd zijn (bijvoorbeeld uitvoeren van een risicoanalyse, veiligheid in een project, helpen bij meldingen of management of change) of expertisegericht (bijvoorbeeld machineveiligheid, ergonomie of kwaliteit).

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de taakmatrix worden zoveel mogelijk op werkvloerniveau belegd. Door de medewerkers van de werkvloer te betrekken wordt het potentieel van de werkvloer benut en de verbondenheid met het team en de organisatie vergroot, waardoor de intrinsieke motivatie op de werkvloer vergroot. Daarnaast worden de leidinggevenden ontlast. Een overzichtsposter met foto’s van alle taak (of proces) eigenaren is voor iedereen zichtbaar. Eigenaarschap betekent nu het nemen van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taak.

Teamleden met expert-veiligheidstaken (de kennisdragers) kunnen op elk niveau in de organisatie werkzaam zijn en de hele organisatie kan hun hulp inroepen. Het is waarschijnlijk wat veel gevraagd om een expert in ieder team beschikbaar te hebben.

Leiderschapsgedrag

Een aantal taken kunnen op het niveau van het leidinggevend kader worden belegd. Voorbeelden hiervan zijn:

  • De afdelingsmanager wordt ingeschakeld bij het feitenonderzoek ter plaatse bij ieder (potentieel) ernstig incident en bij elke schade boven € 5.000.
  • De plantmanager zit de eerste bespreking van het incident voor binnen 24 uur na het incident.
  • De afdelingsmanager zorgt ervoor dat iedere werkinstructie ten minste jaarlijks (of na een wijziging) wordt bijgewerkt.
  • De afdelingsmanager zorgt ervoor dat de lijst met kritieke taken ten minste jaarlijks (of na een wijziging) wordt bijgewerkt.
  • De eerstelijns leidinggevende voert ten minste eenmaal per maand een veiligheidsinspectie uit.
  • Alle nieuwe managers en leidinggevenden volgen in de eerste drie dagen van hun aanstelling een veiligheidstraining die minimaal twee dagdelen duurt.

Multitasken

Een valkuil is om mensen teveel taken te geven naast hun reguliere werk. Ondanks dat velen graag anders geloven is multitasking, het gelijktijdig uitvoeren van meerdere taken praktisch onmogelijk. Onze aandacht verspringt van de ene naar de andere taak, waardoor het lijkt of we de taken gelijktijdig uitvoeren. Bovendien krijgt ons brein last van het Stroop-effect dat ervoor zorgt dat gemakkelijke (onbewuste) taken eerst worden uitgevoerd en dan pas de moeilijkere. Dit noemt nobelprijswinnaar Kahneman cognitief gemak.

Nieuwe taken dienen dus goed ingetraind te worden. Intrainen kan vaak niet alleen in een klaslokaal. Routinehandelingen kunnen het beste worden geconditioneerd (herhaald in de praktijk) zodat ze automatisch veilig worden uitgevoerd. Niet- routinehandelingen kunnen het best in stappen worden ingetraind. Waarbij voor iedere stap bewust wordt nagedacht over de werkwijze en mogelijke risico’s, bijvoorbeeld met behulp van een Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA). Door de medewerkers deze kennis en vaardigheden op te laten doen wordt hun gevoel van bekwaamheid vergroot en daarmee hun intrinsieke motivatie.

Ook bij routinematige taken kunnen onverwachte of onvoorziene risico’s of kansen opdoemen. Een gedragsverandering waarbij de medewerker consequent voorafgaand aan een taak (ook voor routinematige taken) in gedachten een LMRA doet, is een zeer krachtig middel. Dat is, omdat de LMRA ingrijpt op het cruciale moment net voor een handeling. De LMRA helpt om de aandacht bewust selectief te richten op risico’s, veranderingen op de werkplek en verbetermogelijkheden die bij de taak horen. Een LMRA helpt om het werkgeheugen te laden met die zaken die voor de taak van belang zijn (visualiseren van stappen, risico’s in de omgeving, voorschriften) en om de juiste werkwijze in het brein te programmeren.

Borging

Het formuleren, beleggen en intrainen van taken noemen we organiseren. Dit is de verantwoordelijkheid van het hoger management. Formuleer een helder functieprofiel, inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die bij de taak horen. Bepaal de kwaliteit en kwantiteit (hoeveelheid) van het gewenste resultaat van de taak en identificeer kritische taken.

Een gedragsobservatieprogramma is een instrument waarmee compliance en participatie gedrag meetbaar gemaakt kan worden en waarmee gedrag beïnvloed kan worden. Gedragsobservaties zijn gericht op (on)veilige handelingen (gedrag). Secundaire compliance taken kunnen het beste door een audit in kaart worden gebracht. Tot slot kunnen modellen als DISC of Situationeel Leidinggeven (SLII) worden ingezet voor coaching op taakniveau.

Doe er uw voordeel mee!

 

Gerd-Jan Frijters

Geschreven door Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar D&F Group B.V.

Gerd-Jan studeerde werktuigbouwkunde, bedrijfskunde, psychologie en NLP. Tevens is hij schrijver van het bekende boek Brainsafe® waarvan onlangs een nieuwe uitgave is verschenen: Brainsafe 2.0® Van hersenpan tot veiligheidsplan

 

Professioneel advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over veiligheidsgedrag, een verandertraject en/of leiderschapsontwikkeling, neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op:

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340