Gedrag en Werkinstructies (Blog)

03/04/19

Is het nu verstandig om werkinstructies tot in detail uit te werken of is het verstandig om zo weinig mogelijk werkinstructies te schrijven zodat mensen zelf blijven nadenken? Deze vraag komt vaak terug in discussies dus dook Gerd-Jan Frijters in de achterliggende theorie om een antwoord te vinden.

De Wet

De wetgever is duidelijk als het gaat om werkinstructies. Iedere werkgever heeft een onderzoeksplicht en een instructieplicht. Alle betrokken medewerkers dienen op de hoogte te zijn van alle (rest)risico’s in het werk. Dit betekent dat personen getraind dienen te worden om met risico’s in hun taken om te gaan. Voorbeelden van schriftelijke veiligheidsinformatie zijn bijvoorbeeld veiligheidsinstructies, bedieningsinstructies en gebruiksaanwijzingen van arbeidsmiddelen.

Beginnen met draagvlak

Een teveel aan informatie kan stress veroorzaken. Denk bijvoorbeeld aan de complexe bedieningsdisplays van een grote productielijn of een grote hoeveelheid procedures en werkinstructies. Teveel is dus niet goed.

Duidelijke instructies De eerste stap is dus een kritische blik te werpen op bestaande regels en procedures. In veel organisaties zijn of te veel of te weinig procedures en regels vastgelegd. Daarnaast zijn veel procedures onjuist, niet bekend, verouderd of niet logisch. Regels lokken het omzeilen ervan uit als ze onnodig, betekenisloos of verwarrend zijn in de perceptie van de medewerkers of wanneer ze moeilijk na te leven zijn. Een praktisch systeem heeft alleen die procedures en regels die nodig zijn.

Bij de totstandkoming van specifieke regels wordt vanaf het eerste moment aan draagvlak bij de gebruikersgroep gewerkt. Deze regels hebben immers betrekking op het werk van de mensen zelf. Betrek de medewerkers bij het schrijven van de regels en instructies. Achterhaal welke regels de medewerkers zelf nodig hebben. Vraag het hen. Verzamel hun ideeën en suggesties en neem deze mee bij het opstellen van nieuwe regels. Hierdoor wordt draagvlak ontwikkeld en een gevoel van eigenaarschap gecreëerd: ‘We maken hier onze eigen regels’ (positief bedoeld). Evalueer regels ook samen met de medewerkers.

Taak Risico Analyse

Een krachtig middel om samen met medewerkers afspraken te maken over veilige en onveilige handelingen in werkinstructies is de Taak Risico Analyse (TRA). Een TRA is een systematische analyse van een taak met als doel mogelijke verliezen te identificeren en ze vervolgens te elimineren, te reduceren of te beheersen. Historisch gezien is de TRA een doorontwikkeling van de tijds- en bewegingsstudies uit het begin van de twintigste eeuw. Deze waren in het bijzonder gericht op de efficiëntie van een taak. Of de juiste taak wel werd uitgevoerd, werd niet beoordeeld.

Tegenwoordig wordt in een goede TRA een taak bezien vanuit de overwegingen veiligheid, gezondheid, welzijn, milieu, kwaliteit, effectiviteit, efficiëntie en duurzaamheid. Een TRA leidt, naast eventuele technische en organisatorische beheersmaatregelen, tot concrete gedragsregels voor een taak. Goede input voor de werkinstructie dus. Een TRA leidt alleen dan tot de gewenste resultaten als de medewerkers zelf worden betrokken bij het maken van de TRA’s en bij het opstellen van heldere werkinstructies. Deze werkinstructie kan vervolgens worden ingezet bij trainingen en bij de introductie van nieuwe medewerkers.

Een werkinstructie (gedragsregel op papier en/of training) is een beheersmaatregel. Binnen de TRA worden kritieke taken binnen een werkproces opgespoord. Een kritieke taak is een taak die bij onjuiste uitvoering kan leiden tot letsel, ziekte, schade aan eigendommen of milieuschade (verlies). Een van de kenmerkende eigenschappen van een werkplek is dat deze constant onderhevig is aan wijzigingen. Deze wijzigingen zijn een belangrijke directe oorzaak van incidenten. Een TRA-programma waarbij alle medewerkers betrokken zijn, verhoogt het risicobewustzijn van de medewerkers. Hierdoor worden veranderingen in of rond de werkplek sneller opgemerkt, beoordeeld en aangepakt.
 
Een TRA wordt uitgevoerd voor zowel routinematige taken (standaard onderhoud, bediening, schoonmaken) als voor niet-routinematige taken (onverwachte storingen, groot onderhoud, afwijkingen, reparaties). Deze laatste categorie kan worden gecombineerd met een werkvergunning. Een goed uitgevoerde TRA brengt inefficiënties in productie of kwaliteitsborging aan het licht. Het kader waarbinnen een TRA wordt uitgevoerd is gebaseerd op veiligheid, maar daarnaast zijn kostenbesparingen te realiseren door verlaging van productie- en kwaliteitsverliezen.

Minimum aan papier

Goed opgestelde werkinstructies vergemakkelijken de taak van de leidinggevende. De instructies kunnen worden gebruikt bij de introductietraining van nieuwe medewerkers, voor gedragsobservaties, als onderdeel van het trainingsmateriaal, bij incidentenanalyses, bij toolbox-bijeenkomsten en om medewerkers te coachen.

Begin een werkinstructie met het doel en het belang van de taak. Dit verhoogt de motivatie van de medewerker.

Let in de werkinstructie de nadruk op Kritieke Taken. Eventueel kunnen separate Kritieke Taak Instructies worden gemaakt voor bijvoorbeeld werken op hoogte, werken met gevaarlijke stoffen, werken in besloten ruimten, hijs-hefmiddelen, transportmiddelen, machine- of explosieveiligheid, Lock-Out-Tag-Out-Try-Out (LOTOTO) enzovoort.

Duidelijke instructies Als tekstboodschappen gebruikt worden moeten deze simpel zijn. Liefst een positieve boodschap of een korte instructie. Beter dus ‘Glad!’ in plaats van ‘pas jouw snelheid aan in verband met glad wegdek’. Wat we tegenwoordig vaak op matrixborden zien is de tekst ‘tot knooppunt Hooijpolder 16 minuten, tot Utrecht 8 minuten, + 6 minuten vertraging’. Als je hier met 130 km/h onderdoor raast heeft een bestuurder niet de tijd de informatie goed te verwerken. Beter is een boodschap: ‘6 minuten sneller naar Utrecht via A2’.

Implementeren

Werkinstructies en Kritieke Taak Instructies dienen ingetraind te worden. Een trainingsprogramma (of opleidingsplan of scholingsplan) is het startpunt voor alle veiligheidstrainingen, instructies en voorlichtingsmomenten.Werkinstructies en gedrag

Vaak zet een organisatie, leidinggevende of coach voor een bepaald doel een mix van instrumenten of interventies in. We beginnen natuurlijk met het helder communiceren van de verwachtingen (regels, procedures, instructies). Daarna overtuigen en motiveren we, vervolgens coachen we en als het gewenste gedrag zichtbaar wordt, belonen we. Van belang is om ervoor te zorgen dat de interventies een samenhangend en logisch geheel vormen, bijvoorbeeld door middel van een programma.

Het belangrijkste instrument om nieuw gedrag uit een werkinstructie te borgen is conditionering. Dit is het instrument dat zorgt voor het inslijten van nieuwe gedragspatronen. Een krachtige aanpak is om tegelijkertijd de onderliggende overtuigingen te veranderen, zodat de motivatie achter de handeling wordt gewijzigd. Het installeren van helpende overtuigingen is een voorwaarde voor een duurzame cultuurverandering. Willen is krachtiger dan moeten. Houd daarom steeds de 3 (complimenten) : 1 (correctie) verhouding in het achterhoofd als feedback regel op gedrag.

Regelmatige gedragsobservaties van een complete taak (alle stappen van een complete werkinstructie volgend) zijn bedoeld om te zorgen dat ingetraind gedrag geen drift gaat vertonen, het langzaam gaan afwijken van de standaard.

Kortom

Het maken van werkinstructies is absoluut zinvol en heeft effect op veilig gedrag mits:

  • De instructies helder, begrijpelijk en goed vindbaar zijn.
  • De instructies samen met uitvoerende medewerkers zijn opgesteld.
  • De instructies vooral gericht zijn op Kritieke Taken.
  • De instructies ingetraind zijn.
  • De instructies in de praktijk getoetst worden, bijvoorbeeld door gedragsobservaties.
  • De instructies bijgewerkt worden als onderdeel van de Management of Change (MoC) procedure.

Doe er uw voordeel mee!

Gerd-Jan Frijters

Geschreven door Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar D&F Group B.V.

Gerd-Jan studeerde werktuigbouwkunde, bedrijfskunde, psychologie en NLP. Tevens is hij schrijver van het bekende boek Brainsafe® waarvan onlangs een nieuwe uitgave is verschenen: Brainsafe 2.0® Van hersenpan tot veiligheidsplan.

 

Professioneel advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over veiligheidsgedrag, een verandertraject en/of leiderschapsontwikkeling, neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op:

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340