De kracht van interactieve en inspirerende toolboxen (BLOG)

17/04/20

Toolboxen, we kennen ze allemaal als de standaard verplichte momentjes voor VCA gecertificeerde bedrijven. Als een bedrijf VCA** gecertificeerd is, moeten de medewerkers aantoonbaar minimaal 10 toolboxen per jaar volgen. Het doel van deze toolboxen is het uitwisselen van informatie, ideeën en ervaringen om het veiligheidsbewustzijn van medewerkers te vergroten.

Standaard toolboxen

In de praktijk zien we dat veel bedrijven standaard toolboxen gebruiken, meestal in de vorm van een korte presentatie, een factsheet of in sommige gevallen een filmpje. De leidinggevende die de toolbox geeft, maakt veelal gebruik van een standaard toolbox waarin vooral de theorie, de wetgeving en de regels worden toegelicht. Bij tijdgebrek (of gebrek aan belangstelling?) wordt de informatie uitgedeeld of in de keet neergelegd. Het belangrijkste is dan dat de presentielijst wordt getekend. Dit alles is niet erg motiverend en het is dan ook de vraag of dit soort toolboxen iets bijdragen aan het vergroten van het veilig werken.

Effectieve toolboxenEffectieve toolboxen

Als je toch toolboxen moet geven vanwege de certificatie, probeer ze dan zo nuttig en effectief mogelijk te maken. Máár wanneer is een toolbox effectief? Als de medewerkers er daadwerkelijk iets van opsteken en de regels en tips toepassen tijdens hun werk! Zorg voor een leerzame en inspirerende toolbox om dit te bereiken.  

Daarom is het belangrijk om meer te weten over ‘hoe mensen leren’. Iedereen heeft een eigen leerstijl. De één wil graag eerst alles weten voordat hij iets nieuws in de praktijk probeert, de ander kiest voor ‘trial and error’: gewoon doen en maar kijken wat er gebeurt.

Veel deelnemers aan toolboxen zijn praktijkmensen; ze willen best meedenken over veiligheid maar dan vanuit hun eigen praktijk. En het zijn veelal doeners; liever geen theoretisch verhaal maar concreet aan de slag. Daar moet je dus rekening mee houden bij het maken van een toolbox!

Zet de hersens aan het werk

De beroemde Chinese filosoof Confucius (551 v.Chr.) zei tegen zijn leerlingen:
“Luister, en vergeet. Zie en onthoud. Doe en begrijp."

Daarmee onderschrijft hij het belang van zien en zelf ervaren hoe bepaalde regels en werkwijzen in de praktijk werken. Pas als je zelf met de informatie aan de slag gaat, maak je het je eigen en leer je hoe je het kunt toepassen.

Ook vanuit de neurologie is aangetoond dat er veel meer hersenactiviteit is bij mensen die geprikkeld worden tot nadenken en meepraten, dan bij mensen die alleen lezen, luisteren óf opslaan. Interessant is de onderstaande afbeelding van hersenactiviteit bij leerlingen.

Hersenactiviteit bij leerlingen

Afbeelding: Hersenactiviteit bij leerlingen

Activeer medewerkers!

Zoals besproken is het belangrijk om medewerkers, naast de theorie, zoveel mogelijk te laten zien en ervaren. Ook wil je graag dat medewerkers, indien van toepassing, hun gedrag veranderen of aanpassen naar aanleiding van een toolbox. Neem weerstanden weg en laat medewerkers succes ervaringen hebben. Hierdoor neemt de bereidheid om te veranderen toe.

Tips & Trics 

Om dit effectief toe te passen in een toolbox delen we vier tips:

1. Maak het interactief!

Denk vooraf na over een werkvorm waarbij de medewerkers vooral zelf aan de slag gaan met de theorie. Laat ze bijvoorbeeld oefenen met het gebruiken van valharnassen bij het werken op hoogte of laat de LOTO procedure op de werkplek toepassen. Je kunt dan direct checken of mensen het echt begrepen hebben. Andere werkvormen die je kunt gebruiken zijn:

  • Een interactieve (online) quiz;
  • Een casus voorleggen van een risicovolle situatie waarbij ze een plan van aanpak moeten formuleren;
  • Bespreek recente meldingen/incidenten met de groep.

Laat medewerkers zoveel mogelijk zelf nadenken, dit stimuleer je door deelnemers vooral open vragen te stellen. Bepaal vooraf waarover de deelnemers mogen nadenken en bedenk passende open vragen. Open vragen beginnen altijd met: ‘Hoe, Wat, Wie, Waar, Waarom of Wanneer’.

2. Match het onderwerp en de inhoud met de praktijk.

Vraag jezelf af voor wie je de toolbox maakt (doelgroep). Sluit de inhoud van de toolbox hier goed op aan? Dit klinkt misschien als een open deur maar is uitermate belangrijk en vergroot de praktische toepassing. Geef de toolbox over werken op hoogte alleen aan de medewerkers die ook daadwerkelijk op hoogte werken. Speel in op de actualiteiten, bijvoorbeeld als er een incident heeft plaatsgevonden of wanneer een procedure is aangepast. Gebruik bij de inhoud zoveel mogelijk (visuele) voorbeelden uit de praktijk zodat de deelnemers de regels toegepast zien op hun eigen werk.

  • Concreet: geef medewerkers voorafgaand aan de toolbox de opdracht om zelf foto’s te maken in de praktijk en gebruik deze als voorbeelden. Dit heeft als voordeel dat men vooraf al nadenkt over het onderwerp. Tenslotte; zorg dat het taalgebruik past bij de doelgroep.

3. Zorg voor een veilige sfeer binnen de groep.

Een veilige sfeer in de groep is een voorwaarde om knelpunten te bespreken, vragen te stellen en ervaringen met te in de groep. Medewerkers moeten het vertrouwen hebben dat ze niet ’gestraft’ worden als ze iets persoonlijks vertellen. De toolbox begeleider kan hier zelf voor zorgen door het persoonlijk te houden en zichzelf ook kwetsbaar op te stellen door eigen ervaringen te delen. Hij kan bijvoorbeeld een incident van een gevaarlijke situatie toelichten die hij zelf heeft ervaren.

4. Sluit altijd af met afspraken.

Aangezien een toolbox een uitwisseling is tussen ervaringen, ideeën en wellicht ook knelpunten is een natuurlijke uitkomst dat het team eindigt met gezamenlijke afspraken. Bepaal de werkwijze en maak afspraken over het omgaan met risicovolle of onvoorziene situaties. Zorg voor ‘commitment’ over de afspraken en bepaal een moment om de voortgang of status te bekijken. Dit zorgt ervoor dat een toolbox een inhoudelijke bespreking wordt van relevante veiligheidsthema’s die voor de organisatie en het werk echt belangrijk zijn.

Kortom, als je toolboxen geeft binnen je organisatie zorg dan ook dat deze zo interactief en inspirerend mogelijk zijn! 

 

Gerd-Jan Frijters

Geschreven door Marije Oosterheert

Marije is een ervaren Safety Culture Consultant, het liefst helpt ze organisaties zo goed op weg dat ze zelf overbodig wordt. Veiligheidsbewustzijn verhogen en eigenaarschap voor veiligheid creëren in alle lagen van de organisatie zijn hierbij cruciaal. Ze is beschikbaar om hiervoor een toolbox op maat te ontwerpen dus neem gerust contact met haar op. Mail haar: m.oosterheert@denf.nl

Training: Ontwerp uw eigen toolbox over veiligheid

Neem deel aan de trainingOntwerp uw eigen toolbox over veiligheidwaarin u in twee dagdelen leert om een toolbox op te zetten die inspirerend is en mensen aanzet tot actie! Na de training heeft u een uitgeteste toolbox die u direct kunt gebruiken in uw organisatie.

Professioneel Advies

Benieuwd naar de mogelijkheden van veiligheidskundige ondersteuning op maat? Stel uw vraag aan één van onze veiligheidsspecialisten of neem direct contact op voor een geheel vrijblijvende kennismaking.

Neem contact met mij op

versturen

Of bel ons direct op

076 5040 340